Kaksinkertainen merkintä vs. yksittäinen merkintä
Kirjanpitojärjestelmä voidaan määritellä organisoiduksi joukoksi manuaalisia, kirjanpitomenetelmiä, menettelyjä ja valvontatoimia, jotka on luotu keräämään, kirjaamaan, luokittelemaan, tiivistämään, tulkitsemaan, esittämään oikea-aikaisesti ja tarkasti päätöksentekoa varten. Kirjanpito on prosessi, jossa yrityksen kirjanpito pidetään hyvin järjestäytyneenä ja ajan tasalla. Kirjanpito- tai kirjaustapahtumia on kaksi, toinen on kaksinkertainen kirjausjärjestelmä ja toinen on yksitallennusjärjestelmä. Yksittäisen syöttömenetelmän vakavien haittojen ja kaksinkertaisen merkinnän järjestelmän erityispiirteiden vuoksi kertaluonteisesta menetelmästä oli luovuttu, ja kaksinkertaista merkintäjärjestelmää käytetään laajasti kaikkialla maailmassa. Lisäksi laajalti hyväksytyt kirjanpitoyksiköt ja tunnetut kirjanpitoalan ammattilaiset suosivat kaksinkertaisen merkinnän järjestelmää yhden merkinnän sijaan.
Yhdenkertainen
Yhden merkinnän järjestelmä tallentaa vain yhden merkinnän, joko veloituksen tai hyvityksen, tietylle tapahtumalle. Esimerkiksi jos jollekin maksetaan käteistä, hyvitetään joko käteistä tai veloitustili veloitetaan. Yhden merkinnän järjestelmä on enemmän kuin sekkirekisteri. Se ei seuraa varojen ja velkojen tilejä, joten tämä järjestelmä voi helpottaa nettotulojen laskemista tietyssä määrin, mutta ei tarkastella yhteisön nykyistä taloudellista tilannetta. Tämä järjestelmä voi soveltua pienyrityksille, kuten yksityisyrityksille, joille lakisääteiset vaatimukset ja petosmahdollisuudet eivät ole lainkaan tai hyvin pienet.
Kaksinkertainen merkintä
Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmässä jokaisella yksittäisellä veloitusmerkinnällä on vastaava hyvitysmerkintä ja jokaisella yksittäisellä hyvitysmerkinnällä vastaava veloitusmerkintä; eli jokaisella merkinnällä on päinvastainen merkintä. Koska sillä on kaksi vastakohtaa yhdelle tapahtumalle, aritmeettinen tarkkuus voidaan tarkistaa helposti valmistelemalla kokeilutaso. Kirjanpitostandardien mukaan kaikkia yrityksiä (julkisia tai yksityisiä, listattuja tai ei) ja kumppanuuksia kehotetaan noudattamaan kaksinkertaista kirjanpitoa. Organisaation on pakko laatia ja lähettää lopullinen tilinpäätös vero-osastoille käyttämällä kaksinkertaista kirjausjärjestelmää veron laskemiseksi.
Mitä eroa on kaksinkertaisen merkinnän ja yhden merkinnän välillä?
• Yhden merkinnän järjestelmässä on vain yksi merkintä, kun taas kaksinkertaisen merkinnän järjestelmässä tarvitaan kaksi merkintää kustakin tapahtumasta.
• Yksi merkintä on keskeneräinen, kun taas kaksinkertainen merkintä on täydellinen kirjanpito.
• Kaksinkertaisen kirjaamisen järjestelmä kirjanpidossa on monimutkaisempi ja aikaa vievämpi kuin yhden kirjanpidon järjestelmä.
• Käteis- ja pankkitapahtumat kirjataan samaan sarakkeeseen kertakirjausjärjestelmässä, kun taas molemmat kirjataan erikseen vastapuoleen.
• Yksilöintijärjestelmässä virheiden tunnistamistavat ovat hyvin vähäiset, mutta kaksinkertaisen merkinnän järjestelmässä osa virheistä voidaan tunnistaa tarkistamalla yksi merkintä vastaavalla vastakkaisella merkinnällä.
• Kokeilutasetta voidaan valmistaa aritmeettista tarkkuutta varten kaksinkertaisen merkinnän järjestelmässä, mutta se ei ole mahdollista yhden merkinnän järjestelmässä.
• Kaikki veloitus- ja hyvitystiedot kirjataan samaan sarakkeeseen.
• Lopulliset tilinpäätökset voidaan laatia erittäin helposti kaksinkertaisen merkinnän järjestelmässä, mutta se ei ole mahdollista kertakirjausjärjestelmässä.
• Kaksinkertaisen merkinnän järjestelmä on pakollinen vaatimus, mutta ei kirjanpidon yhden merkinnän järjestelmää.
