Esityslista vs pöytäkirja
Esityslista ja pöytäkirja ovat kaksi kokouksen tärkeintä ainesosaa. Kokouksen järjestävän henkilön mielessä on monia asioita, kuten aikataulu, ajoitus, paikka, vieraat, kokoussuunnitelma ja niin edelleen. Siksi on tarpeen olla tietoinen esityslistan ja pöytäkirjan eroista.
Esityslista
Esityslista on sana, jota käytetään kuvaamaan kokouksen aikataulua tai ohjelmaa. Se on luettelo asioista, jotka on tehtävä tai joista on keskusteltava kokouksen aikana. Jokainen järjestetty virallinen kokous edellyttää esityslistan laatimista. On järjestys, jossa kohtia käsitellään ja niistä keskustellaan kokouksen aikana, ja kokouksen esityslistalla mainitaan tämä järjestys selvästi. Tämä esityslista jaetaan vieraiden keskuudessa hyvissä ajoin ennen heidän saapumistaan paikalle kokouksen aikaan, jotta he voivat tutustua aiheisiin, joista keskustellaan kokouksen aikana. Toinen esityslistan tavoite on varmistaa, että osallistujat valmistautuvat vastaavasti eikä joutuisi odottamattomasti kiinni.
Pöytäkirja
Pöytäkirja on termi, jota käytetään virallisen kokouksen aikana käytetyn virallisen pöytäkirjan viittaamiseen. Nämä pöytäkirjat ovat muistiinpanoja kokouksen tapahtumista ja muistuttavat ihmisiä jonkin ajan kuluttua, jos he unohtavat. Nämä pöytäkirjat ovat hyödyllisiä myös kaikille niille, jotka eivät voi osallistua kokoukseen, kun he oppivat tuntemaan kaiken kokouksen aikana tapahtuneen. Pöytäkirja sisältää paikan nimen, kokouksen päivämäärän ja kellonajan sekä luettelon kaikista kokoukseen osallistuneista. Nämä pöytäkirjat sisältävät myös henkilön, joka käyttää näitä minuutteja.
Mitä eroa on esityslistalla ja pöytäkirjalla?
• Esityslista on kokouksen aikataulu ja kertoo tapahtumien järjestyksen kokouksen aikana, jotta vieraat voivat valmistautua etukäteen.
• Pöytäkirja viittaa virallisen kokouksen viralliseen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat ovat tärkeitä muistuttamaan tapahtuman tapahtumista tulevana päivänä, jos ihmiset unohtavat.
