Tärkein ero - sihteeri vs. vastaanottovirkailija
Sihteeri ja vastaanottovirkailija ovat kaksi tärkeää virkaa missä tahansa organisaatiossa, joiden välillä voidaan korostaa joitain eroja. Näillä kahdella viralla on erilaiset tehtävät, tehtävät ja velvollisuudet, jotka ovat vastoin yleistä väärinkäsitystä siitä, että nämä ovat yksi ja sama työ. Sihteeri on pikemminkin henkilökohtainen avustaja tai hallinnollinen avustaja, mutta vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, jonka kohdataan tullessaan organisaatioon. Katsotaanpa ero sihteerin ja vastaanottovirkailijan tehtävien välillä.
Kuka on sihteeri?
Oxfordin englanninkielisen sanakirjan mukaan sihteeri on organisaation hallintovirkamies, jonka tehtävänä on kirjoittaa kirjeitä, pitää kirjaa jne. Sihteerin tehtävät vaihtelevat organisaation koon mukaan. Pienessä yrityksessä hän saattaa joutua suorittamaan sekä vastaanottovirkailijan että sihteerin kaksoistehtävät, ja suurissa organisaatioissa hän on henkilö, joka järjestää pomonsa aikataulun, vastaanottaa ja vastaa kaikkiin sähköposteihin, tilaa tarvikkeita, aikatauluttaa tapaamisia pomonsa kanssa, kirjoittaa tärkeät kirjeet ja niin edelleen.
Sihteerillä on oltava lukio tai vastaava tutkintotodistus ja nopean konekirjoitustaidon. Monet yritykset haluavat palkata mieluummin henkilöitä, joilla on ylimääräinen todistus sihteeritason taidoista. Siirrytään nyt vastaanottovirkailijan roolien ymmärtämiseen saadaksemme selkeän käsityksen näiden kahden erosta.
Kuka on vastaanottovirkailija?
Vastaanottovirkailijan tulee tavallisesti tervehtiä ihmisiä vastaanotossa ja ohjata heidät eri osastoille heidän vaatimustensa mukaan. Hän on myös henkilö, jonka on osallistuttava saapuviin puheluihin ja vastattava kyselyihin sekä kuunneltava valituksia. Ihmiset, jotka haluavat tavata tärkeän henkilön organisaatiossa, joutuvat tapaamaan tämän henkilön saadakseen kokouksen päivämäärän ja kellonajan.
Kun soitat mihin tahansa yritykseen, kuulet normaalisti vastaanottovirkailijan äänen. Vastaanottovirkailijan on huolehdittava kaikista vierailijoista, ja hänen on oltava miellyttävä persoonallisuus, auttava asenne ja suloinen ääni, jotta he voivat tehdä vaikutuksen heihin. Hänellä on oltava puhelinetiketti, jotta hän pystyy vastaamaan kaikkiin yrityskyselyihin erittäin tehokkaasti ja tekemään rentoista kyselyistä todellisia asiakkaita.
Sitten on selvää, että sihteerin ja vastaanottovirkailijan rooleissa, vastuissa ja tehtävissä on suuria eroja.
Mikä on sihteerin ja vastaanottovirkailijan ero?
Määritelmät sihteeri ja vastaanottovirkailija:
Sihteeri: Organisaation hallintovirkamies, jonka tehtävänä on kirjoittaa kirjeitä, pitää kirjaa jne.
Vastaanottovirkailija: Henkilö, joka tervehtii ja hoitaa toimiston kävijöitä.
Sihteerin ja vastaanottovirkailijan ominaisuudet:
Tehtävät:
Sihteeri: Sihteeri järjestää pomonsa aikataulun, vastaanottaa ja vastaa kaikkiin viesteihin, tilaa tarvikkeita, aikatauluttaa tapaamisia pomonsa kanssa, kirjoittaa tärkeitä kirjeitä jne.
Vastaanottovirkailija: Vastaanottovirkailija tervehtii ihmisiä vastaanotossa ja ohjaa heidät eri osastoille heidän vaatimustensa mukaan. Hänen on myös osallistuttava saapuviin puheluihin ja vastattava kyselyihin sekä kuunneltava valituksia.
Vaatimukset:
Sihteeri: Todistus sihteeristön taidoista tarvitaan.
Vastaanottovirkailija: Erityistä taitoa ei vaadita; yksilöllä on kuitenkin oltava miellyttävä persoonallisuus, auttava asenne ja suloinen ääni. Hänen pitäisi myös olla tehokas työssään.
Kuva Kohteliaisuus:
1. 32B: n sihteerirahastonhoitaja [julkinen], Wikimedia Commonsin kautta
2. Evan Benchin "vastaanottovirkailijat" Pariisista, Ranskasta - Vastaanotto. [CC BY 2.0] Wikimedia Commonsin kautta
